Vergaberecht: Erfolgreiche und rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren

Das Vergaberecht ist ein komplexes Rechtsgebiet, das die Beschaffung von Liefer-, Dienst- und Bauleistungen durch die öffentliche Hand regelt. Ziel ist es, den fairen Wettbewerb zu gewährleisten, die Transparenz zu fördern, Korruption zu verhindern und die sparsame Verwendung öffentlicher Mittel sicherzustellen. Eine rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren ist für öffentliche Auftraggeber von größter Bedeutung, um rechtliche Risiken, Verzögerungen und Reputationsschäden zu vermeiden. Dieser Fachbeitrag beleuchtet die wesentlichen Grundlagen, das Verfahren und die zentralen Herausforderungen einer rechtssicheren Vergabedurchführung.

1. Grundlagen des Vergaberechts:

Das deutsche Vergaberecht basiert auf europäischen Richtlinien und nationalen Gesetzen und Verordnungen:

• EU-Vergaberichtlinien: Die Basis bilden drei EU-Vergaberichtlinien:
  • Klassische Vergaberichtlinie (RL 2014/24/EU): Gilt für öffentliche Aufträge oberhalb der Schwellenwerte.
  • Sektorenrichtlinie (RL 2014/25/EU): Gilt für Auftraggeber in den Bereichen Wasser-, Energieversorgung, Verkehr und Postdienste oberhalb der Schwellenwerte.
  • Konzessionsvergaberichtlinie (RL 2014/23/EU): Regelt die Vergabe von Konzessionen.
• Deutsches Vergaberecht: Die EU-Richtlinien werden in deutsches Recht umgesetzt durch:
  • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Teil 4: Bildet den Kern des nationalen Vergaberechts und regelt die Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte.
  • Vergabeverordnung (VgV): Konkretisiert die Vorschriften des GWB für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der Schwellenwerte.
  • Vergabeverordnung Sektoren (SektVO): Spezielle Regeln für Sektorenauftraggeber.
  • Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV): Regeln für die Vergabe von Konzessionen.
  • Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A): Regelt Bauleistungen.
  • Unterschwellenvergabeordnung (UVgO): Gilt für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte (für Bundesbehörden verbindlich, von den Ländern sukzessive eingeführt).
  • Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A): Wird durch die UVgO abgelöst, ist aber in einigen Bundesländern noch relevant.
  • Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) und Haushaltsordnungen (BHO/LHO): Legen die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit fest.

2. Phasen eines Vergabeverfahrens und deren rechtssichere Durchführung:

Ein Vergabeverfahren durchläuft mehrere Phasen, die jeweils spezifische rechtliche Anforderungen mit sich bringen:

• Bedarfsermittlung und Leistungsbeschreibung:
  • Rechtssicherheit: Präzise und diskriminierungsfreie Leistungsbeschreibung (§ 31 VgV), die den Wettbewerb nicht verzerrt. Keine Bevorzugung bestimmter Produkte oder Anbieter. Offenheit für gleichwertige Lösungen.
  • Technisch: Realistische und vollständige Beschreibung des Bedarfs. Klare Definition von Funktions- und Leistungsanforderungen.
• Wahl der Vergabeart:
  • Rechtssicherheit: Die Wahl der richtigen Vergabeart (z.B. Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsverfahren, Wettbewerblicher Dialog) hängt von den Schwellenwerten, der Komplexität des Auftrags und der Dringlichkeit ab. Strengere Anforderungen an Verfahren mit Verhandlung.
  • Technisch: Auswahl der Vergabeart, die am besten zur Komplexität und den Marktbedingungen der Leistung passt.
• Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen:
  • Rechtssicherheit: Veröffentlichung der Bekanntmachung gemäß EU-Vorgaben (TED-Datenbank) oder nationalen Regeln. Vollständige und kostenlose Bereitstellung aller Vergabeunterlagen über elektronische Vergabeplattformen (§ 41 VgV).
  • Technisch: Nutzung geeigneter E-Vergabe-Plattformen. Strukturierte und übersichtliche Darstellung der Unterlagen.
• Angebotseinreichung:
  • Rechtssicherheit: Einhaltung der Form- und Fristvorgaben (§ 53 VgV). Elektronische Einreichung von Angeboten ist der Regelfall. Gewährleistung der Vertraulichkeit.
  • Technisch: Funktionierende E-Vergabe-Systeme, die eine sichere und fristgerechte Einreichung ermöglichen.
• Prüfung und Wertung der Angebote:
  • Rechtssicherheit: Gründliche formale und inhaltliche Prüfung der Angebote. Ausschluss von unzulässigen oder unvollständigen Angeboten. Anwendung der Eignungs- und Zuschlagskriterien gemäß Vergabeunterlagen (§§ 42 ff. VgV). Dokumentation der Wertungsschritte. Nachforderung von Unterlagen nur unter engen Voraussetzungen.
  • Technisch: Klare Bewertungsmatrix. Fachliche Expertise zur Bewertung der technischen Lösungen.
• Zuschlag und Information der Bieter:
  • Rechtssicherheit: Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot (§ 58 VgV). Information der nicht berücksichtigten Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung (Wartefrist, § 134 GWB). Rechtsschutzmöglichkeiten (Rüge, Nachprüfungsverfahren).
  • Technisch: Schnelle und transparente Kommunikation.
• Vertragsabschluss und Vertragsdurchführung:
  • Rechtssicherheit: Einhaltung des Vergaberechts auch bei Vertragsänderungen (§ 132 GWB).
  • Technisch: Projektmanagement zur Überwachung der Vertragserfüllung.

3. Besondere Herausforderungen und aktuelle Entwicklungen:

• Digitalisierung der Vergabe (E-Vergabe): Die E-Vergabe ist seit Oktober 2018 für EU-weite Verfahren verpflichtend. Sie soll Prozesse effizienter, transparenter und sicherer machen, erfordert aber Investitionen in Software und Schulung.
• Nachhaltigkeit und soziale Kriterien: Das Vergaberecht bietet zunehmend die Möglichkeit, Nachhaltigkeitsaspekte (Umwelt-, Sozial- und Innovationskriterien) in die Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien zu integrieren (§ 127 Abs. 1 GWB). Dies erfordert eine präzise Formulierung und Bewertbarkeit dieser Kriterien.
• Mittelstandsgerechte Vergabe: Die Berücksichtigung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist ein wichtiges Ziel des Vergaberechts, z.B. durch Losvergabe (§ 97 Abs. 4 GWB).
• Korruptionsprävention und Compliance: Das Vergaberecht dient der Korruptionsbekämpfung. Öffentliche Auftraggeber müssen Compliance-Regeln einhalten und interne Kontrollsysteme etablieren.
• Rechtsschutz und Nachprüfungsverfahren: Die Möglichkeit von Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern und Oberlandesgerichten stellt eine wichtige Kontrollinstanz dar und erfordert eine sorgfältige und rechtssichere Verfahrensdurchführung.
• Innovationsförderung: Das Vergaberecht soll auch die Beschaffung von innovativen Lösungen ermöglichen und fördern (z.B. Innovationspartnerschaft, Verhandlungsverfahren für Innovationen).
• Preisentwicklung und Lieferketten: Aktuelle Krisen haben die Relevanz von flexiblen Beschaffungsstrategien und der Berücksichtigung von Lieferkettenrisiken aufgezeigt, ohne dabei gegen das Vergaberecht zu verstoßen.

4. Praxistipps für eine rechtssichere Durchführung:

• Frühzeitige und umfassende Planung: Eine detaillierte Bedarfsermittlung und Leistungsbeschreibung sind das A und O.
• Kompetenzaufbau und Schulung: Regelmäßige Fortbildung der Mitarbeiter in den Vergabestellen ist unerlässlich.
• Standardisierung und Checklisten: Die Verwendung von Musterdokumenten und Checklisten kann Fehler reduzieren.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Juristische, technische und kaufmännische Expertise müssen im Vergabeverfahren eng zusammenarbeiten.
• Transparenz und Dokumentation: Alle Schritte des Verfahrens müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Kommunikation mit Bietern: Klare und rechtlich korrekte Kommunikation, insbesondere bei Bieterfragen und Rügen.
• Nutzung externer Expertise: Bei komplexen oder großen Vergabeverfahren kann die Unterstützung durch spezialisierte Rechtsanwälte oder Berater sinnvoll sein.

Fazit:

Die rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren ist für öffentliche Auftraggeber eine anspruchsvolle, aber unerlässliche Aufgabe. Sie erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse des komplexen Vergaberechts, sondern auch ein hohes Maß an Sorgfalt, Transparenz und eine effiziente Prozessgestaltung. Durch die konsequente Beachtung der gesetzlichen Vorgaben, die Nutzung digitaler Möglichkeiten und die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten können öffentliche Beschaffungen nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient, wettbewerbsfreundlich und im Sinne einer nachhaltigen Entwicklung gestaltet werden. Das Vergaberecht ist somit nicht nur ein Instrument zur Kontrolle, sondern auch ein strategisches Werkzeug zur Erreichung öffentlicher Ziele.