Vertragsfragen bei der Umsetzung des elektronischen Abfallnachweisverfahrens

Die Einführung des elektronischen Abfallnachweisverfahrens (eANV) stellt nicht nur Anforderungen an die technische und organisatorische Umsetzung, sondern erfordert insbesondere bei der Inanspruchnahme externer Dienstleister auch den Entwurf von Verträgen zwischen den Kunden und Anbietern sogenannter Providerlösungen. Daneben empfiehlt es sich, betriebsinterne Regelungen zur Nutzung und zum Umgang mit den personenbezogenen Signaturkarten anzupassen oder zu entwerfen.

Viele Betroffene werden sich bei der Umsetzung der Anforderungen aus dem elektronischen Abfallnachweisverfahren dafür entscheiden, eine sog. Providerlösung etwa in Form eines Web-Portals in Anspruch zu nehmen, bei der ein externer Dienstleister die eANV-Software und technische Ausstattung mit Signaturkarten und Lesegeräten zur Verfügung stellt. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass es nach der Einschätzung des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU) zulässig ist, die Führung von Nachweisen und der entsprechenden Register unter Zuhilfenahme unterschiedlicher Provider vorzunehmen. (vgl. Leitfaden zur Einführung des eANV des BMU, S. 16 http://w ww.bmu.de/files/pdfs/allgemein/application/pdf/leitfaden_abfallnachweisverfahren.pdf).

Entsprechend beinhalten die auf dem Markt verfügbaren Angebote nicht nur die bloße Bereitstellung eines Web-Portals zur Selbstnutzung, sondern können darüber hinaus auch die Vorbereitung von Begleitscheinen und die Registerführung umfassen.

Wird eine solche externe Lösung gewählt, ist von Bedeutung, wie die jeweiligen Rechte und Pflichten vertraglich ausgestaltet sind. Dabei sollten sich die Kunden solcher Providerlösungen im Klaren sein, dass sie gegenüber den Behörden weiterhin verantwortlich bleiben, auch wenn sie Dritte mit der Erfüllung von Aufgaben im Rahmen des Nachweisverfahrens beauftragen. Umgekehrt sollten Anbieter von Providerlösungen darauf achten, das jeweilige Leistungsangebot nebst Verantwortlichkeiten genau zu beschreiben, um späteren Konflikten über Rechte und Pflichten vorzubeugen. Da sich auch die Anbieter externer Dienstleistungen unter Umständen bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten Dritter bedienen wollen, sollte vertraglich geklärt werden, inwiefern Dritte in die Vertragserfüllung einbezogen werden können. Dies vor allem deswegen, weil Kunden Einwände gegen die Weitergabe ihrer Daten haben könnten. Auch die Verträge mit den Subunternehmern sollten aus Sicht der Anbieter einer kritischen Prüfung unterzogen werden. Bereits bestehende Softwarepflege- und Softwareüberlassungsverträge umfassen in der Regel die zusätzlichen Rechte und Pflichten, die sich aus der Umsetzung der Anforderungen im eANV ergeben, nicht.

Daneben erfordert die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur eine neue Organisation der Betriebsabläufe. Da die Signaturkarten personenbezogen sind, empfiehlt es sich, betriebsinterne Vereinbarungen zur Nutzung der Karten zu entwerfen, damit insbesondere im Falle des Verlustes oder der Sperrung von Karten eine schnelle Ersatzbeschaffung möglich ist. Ist in der Betriebs- und Nutzungsvereinbarung zudem geregelt, dass die Signaturkarten ausschließlich zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung gestellt wird, hat dies auch den Vorteil, dass die Diskussion darüber entfällt, ob dem Arbeitnehmer mit der Aushändigung der Signaturkarte ein geldwerter Vorteil verschafft wird.

Quelle: Köhler & Klett Rechtsanwälte