Die Vergabe von Planungs- und Projektsteuerungsleistungen stellt öffentliche Auftraggeber sowie privatwirtschaftliche Investoren vor komplexe rechtliche, organisatorische und fachliche Herausforderungen. Da es sich bei Architekten-, Ingenieur- und Steuerungsleistungen nicht um standardisierte Handelswaren, sondern um geistig-schöpferische und dienstleistungsorientierte Beschaffungen handelt, lassen sich die Qualitätsmerkmale und der genaue Leistungsinhalt im Voraus selten lückenlos und eindeutig beschreiben. Die Auswahl des am besten geeigneten Auftragnehmers entscheidet maßgeblich über den terminlichen, finanziellen und qualitativen Erfolg von Infrastruktur- und Hochbauprojekten sowie von anspruchsvollen Umwelt- und Entsorgungsbauwerken.
1. Vergaberechtliche Grundlagen und Verfahrensarten
Die öffentliche Hand ist bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen an streng geregelte Grundsätze gebunden. Diese sollen einen fairen Wettbewerb, die Gleichbehandlung aller Bieter, Transparenz sowie die Vermeidung von Diskriminierung gewährleisten.
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Der Schwellenwert als Systemgrenze: Unterschreitet das voraussichtliche Nettohonorar den maßgeblichen europäischen Schwellenwert für freiberufliche Dienstleistungen, erfolgt die Vergabe nach nationalen Haushalts- und Vergaberegeln (wie der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen oder landesspezifischen Vergabegesetzen). Wird der europäische Schwellenwert erreicht oder überschritten, greift das EU-Vergaberecht.
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Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Da komplexe Planungsaufgabe im Vorfeld selten abschließend im Detail beschrieben werden können, ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb die bevorzugte Verfahrensart für die Vergabe geistig-schöpferischer Leistungen oberhalb der Schwellenwerte. Es gliedert sich in zwei Hauptphasen:
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Teilnahmewettbewerb (Eignungsprüfung): Im ersten Schritt bewerben sich Fachbüros und reichen Referenzen, Angaben zur personellen und technischen Ausstattung sowie zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ein. Die Behörde wählt anhand objektiver Kriterien die geeignetsten Bewerber für die zweite Phase aus.
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Verhandlungs- und Angebotsphase (Zuschlagskriterien): Die ausgewählten Bieter erarbeiten spezifische Lösungskonzepte, Herangehensweisen oder Honorarangebote. In anschließenden Verhandlungsgesprächen werden die Leistungsinhalte und Vertragskonditionen präzisiert, bevor der Zuschlag erteilt wird.
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2. Abgrenzung von Planungs- und Projektsteuerungsleistungen
Für die verfahrenstechnische Vorbereitung ist eine klare Abgrenzung der Leistungsbilder und Verantwortlichkeiten im Projekt erforderlich:
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Objekt- und Fachplanung: Die klassischen Planungsleistungen (Architektur, Tragwerksplanung, technische Gebäudeausrüstung, Freianlagenplanung oder Fachplanungen der Abwasser- und Umwelttechnik) umfassen das Erarbeiten von Entwürfen, Genehmigungsplanungen, Ausführungsplanungen sowie die örtliche Bauüberwachung. Sie tragen die unmittelbare fachliche und planerische Verantwortung für das Bauwerk.
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Projektsteuerung und Projektmanagement: Die Projektsteuerung übernimmt delegationsfähige Bauherrenaufgaben in organisatorischer, finanzieller und terminlicher Hinsicht. Sie fungiert als stabsmäßiges Steuerungs- und Kontrollorgan des Auftraggebers, ohne selbst planerisch gestaltend tätig zu werden. Zu ihren Kernaufgaben gehören das Risikomanagement, das Kosten- und Termincontrolling, die Koordination der Fachplaner sowie das Qualitätsmanagement über alle Projektstufen hinweg.
3. Leistungspflichten, Honorarermittlung und Eignungskriterien
Die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien erfordert besondere Sorgfalt, da das Preiskriterium bei freiberuflichen Leistungen keinesfalls allein ausschlaggebend sein darf.
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Honorarstrukturen: Während die Vergütung von Architekten- und Ingenieurleistungen traditionell an anerkannten Honorarordnungen (wie der HOAI) orientiert ist, die Baukosten, Honorarzonen und Leistungsphasen als Berechnungsgrundlage heranziehen, werden Projektsteuerungsleistungen häufig auf Basis von Stundensätzen, Pauschalhonoraren oder leistungsorientierten Zielhonoraren vereinbart. Nach der Europarechtskonformität von Honorarordnungen gilt der Grundsatz der freien Preisvereinbarung, wobei auskömmliche und auskömmlich kalkulierte Honorare als Qualitätsgarant gelten.
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Eignungskriterien und Referenzen: Die Auswahl geeigneter Büros stützt sich vor allem auf aussagekräftige Referenzprojekte, die hinsichtlich Bauaufgabe, Wagnis, Größenordnung und Komplexität mit der anstehenden Planungs- oder Steuerungsaufgabe vergleichbar sein müssen. Zudem werden Qualifikation und Erfahrung des konkret benannten Projektteams (Projektleiter, Fachplaner, Bauüberwacher) maßgeblich bewertet.
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Zuschlagskriterien (Leistungswettbewerb): Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Neben dem Preis fließen qualitative Kriterien wie das vorgelegte Abwicklungskonzept, das Risikomanagement, die Methodik der Kosten- und Terminsicherung sowie der Eindruck im Verhandlungsgespräch (Soft Skills und Kommunikationsfähigkeit des Schlüsselpersonals) gewichtet in die Bewertungsmatrix ein.
4. Aktuelle Tendenzen: Digitalisierung, BIM und Nachhaltigkeit
Die Vergabe von Planungs- und Projektsteuerungsleistungen unterliegt im Zuge der Digitalisierung und Nachhaltigkeitstransformation einem raschen Wandel:
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Building Information Modeling (BIM): Immer mehr öffentliche und private Auftraggeber fordern die Anwendung von BIM. Dies erfordert im Vergabeverfahren die exakte Definition von Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) und die Anforderung eines BIM-Abwicklungsplans (BAP) bereits in der Angebotsphase sowie die Nachforderung spezifischer digitaler Kompetenzen.
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Nachhaltigkeits- und Lebenszyklusorientierung: Planer und Projektsteuerer müssen zunehmend Konzepte für zirkuläres Bauen, die Wiederverwendung von Baustoffen, CO₂-Bilanzierungen und die Erlangung von Gebäudezertifizierungen (z. B. nach Nachhaltigkeitsstandards) vorlegen, was als eigenes Qualitätskriterium in die Vergabeentscheidung einfließt.
Eine rechtssichere, transparent strukturierte und auf Qualität ausgerichtete Vergabe bildet somit das Fundament für die erfolgreiche, termingerechte und kostensichere Abwicklung anspruchsvoller Bau- und Umweltprojekte.*
*KI-generierter Text. Fehler nicht ausgeschlossen. Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Das dazu gehörige Fachseminar ist in der Seminarwelt des IWU Magdeburg auffindbar.